DIGI Helsinki Oy kilpailutti Helsingin kaupungin tietokoneet ja tabletit, näiden elinkaaripalvelut sekä erilaiset oheislaitteet ja tarvikkeet. Kilpailutuksessa huomioitiin entistä paremmin kiertotalous- ja vastuullisuusnäkökulmia.
Laitevaatimukset määriteltiin tukemaan laadukkaita, kestäviä laitteita. Tuotevalikoima määritettiin sellaiseksi, että laitteita löytyy useisiin eri käyttötarkoituksiin. Lähes kaikki laitteet ovat vesi- ja pölysuojattuja, minkä lisäksi osaan laitteista on saatavilla kova suojus. Työasemien ja kannettavien tietokoneiden akkujen kestolle asetettiin vähimmäisvaatimuksia. Työasemien osalta lisäpisteitä sai TCO- ja/tai EPEAT-sertifioiduista laitteista. Toimittajaa edellytettiin tarjoamaan tilaajalle kauden aikana myös hiilikompensoituja työasemia.
Toimittaja velvoitettiin ylläpitämään laitteiden puskurivarastoa. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilön poistuttua kaupungin palveluksesta hänen käyttämänsä laite palautuu toimittajan puskurivarastoon, josta se kiertää edelleen seuraavalle käyttäjälle. Toimittajan on tarjottava asiakkaalle puskurivarastosta ensisijaisesti käytettyjä laitteita.
Sopimukseen sisällytettiin myös mahdollisuus hankkia sopimuskauden aikana tarpeen vaatiessa pieniä määriä työasemia ja tabletteja lyhyen käytön vuokralaitteina (esim. 3 kk, 6 kk, 9 kk tai 12kk).
Sopimukseen sisältyy lisäksi laitteiden takuun aikainen ja takuun ulkopuolinen huoltopalvelu.
Kilpailutusvaiheessa tarjoajilta edellytettiin ympäristösuunnitelmaa. Suunnitelmasta oli käytävä ilmi, miten tarjoaja pyrkii hankinnan kohteeseen liittyvässä toiminnassaan sopimuskaudella:
- Pidentämään laitteiden käyttöikää (mukaan lukien mm. akkujen kesto, varaosien vaihdettavuus ja saatavuus, laitteiden käyttöjärjestelmien päivitykset)
- Edistämään laitteiden vastuullista uudelleenkäyttöä (mukaan lukien mm. mihin maihin laitteet toimitetaan ja mitä niille tapahtuu käytöstä poiston jälkeen) esim. ISO 14001 standardi teknologialaitteiden kierrätykselle.
- Vähentämään laitteissa ja tuotantoketjussa esiintyviä haitallisia aineita, jotka ovat vaaraksi paitsi laitteen käyttäjille, erityisesti tuotantoketjun työntekijöille, sekä keräämään ja hallinnoimaan tietoa haitallisten aineiden esiintymisestä. Haitallisilla aineilla tarkoitetaan tässä REACH-kandidaattilistan erityistä huolta aiheuttavia SVHC-aineita.
Ympäristösuunnitelmaa tarkastellaan ensimmäisessä sopimuskauden aikaisessa sopimuskatselmuksessa, minkä jälkeen toimittaja raportoi suunnitelman toteutumisesta sekä sen kehityksestä kerran vuodessa. Toimenpiteitä voidaan kehittää myös yhteistyössä tilaajan kanssa.
Mikäli elinkaarensa päähän tulevat laitteet päätyvät uudelleenkäyttöön kaupungin ulkopuolelle, toimittajan on suosittava toiminnassaan laitteiden toimittamista uudelleenkäyttöön vastuullisesti ja vain sellaisiin kohteisiin tai maihin, missä on toimivat järjestelmät teknologialaitteiden ISO 14001 -standardin mukaiselle kierrätykselle.
Toimittajan on varmistettava oman tai alihankkijoidensa toiminnan prosessien täyttävän jätelain (646/2011) ja Valtioneuvoston asetuksen sähkö- ja elektroniikkalaiteromusta (519/2014) vaatimukset. Toimittajalla tai tämän alihankkijalla on oltava käytössä ISO 14001 -standardin tai vastaavan mukainen sertifioitu prosessi kierrätykselle. Kierrätysraportointi on osa säännöllistä palveluraportointia.
Sopimuksen liitteeksi laadittiin vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteet (Code of Conduct). Toimittajan vastuulla on valvoa toimitusketjua ja varmistaa, että sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet valmistetaan olosuhteissa, jotka noudattavat em. vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteita.
